Apteekin tietosuojaseloste

Tämä on Jokioisten apteekin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Jokioisten apteekki

Apteekkari Susanna Mäki

Keskuskatu 23

31600 Jokioinen

Puh. (03) 438 3385

(myöhemmin ”apteekki”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Tiina Järvi

Keskuskatu 23, 31600 Jokioinen

Puh. (03) 438 3385

jokioisten.apteekki@apteekit.net

3 Rekisterin nimi

Jokioisten apteekin asiakasrekisteri

4 Apteekin asiakasrekisteri

4.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.

Asiakkaat on ryhmitelty apteekin tarjoamien palveluiden mukaisesti.

1 Apteekkiasiakkaat (reseptiasiakkaat)
Reseptiostokset pitää lain mukaan rekisteröidä, joten kaikki apteekin reseptiasiakkaat kuuluvat tähän asiakasryhmään. Käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön (toimitettujen reseptien arkistointi) tai sopimukseen (Kela-korvauskäsittely), jolloin käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

2 Kanta-asiakkaat (avainasiakkaat)
Tietojen käsittely perustuu voimassaolevaan kanta-asiakassopimukseen apteekin ja kanta-asiakkaan välillä. Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen ja avainasiakkuuteen kuuluvien etuuksien (ostokertymäalennus) seuraamiseen ja toteuttamiseen sekä markkinointiin suostumuksensa antaneille rekisteröidyille.

3 Tiliasiakkaat
Tietojen käsittely perustuu tiliasiakaslaskutussopimukseen apteekin ja tiliasiakkaan välillä. Tietoja käytetään sopimukseen kuuluvien velvoitteiden täyttämiseen.

4 Annosjakeluasiakkaat
Tietojen käsittely perustuu annosjakelusopimukseen apteekin ja annosjakeluasiakkaan välillä. Tietoja käytetään sopimukseen kuuluvien velvoitteiden täyttämiseen.

4.2 Rekisterin tietosisältö

Reseptiasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

-  Etunimi, sukunimi

-  Henkilötunnus

-  Kaikki reseptille tallennettavat tiedot

-  Osto- ja maksutapahtumat

-  Maksusitoumustiedot, työpaikkakassatieto

-  Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus

-  Kanta-suostumustiedot

Avainasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kanta-asiakkuuden solmineista asiakkaista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

-  Asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite)

-  Asiakkaan asiakaspalvelun, lääkityksen ja terveydentilan kannalta olennaiset lisätiedot, kuten sairaudet, allergiat ja lääkeinteraktiot

-  Yhteisötiedot (linkitys perheenjäsenten välillä)

-  Asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät 

-  Markkinointilupa

Tiliasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi:

-  suoramaksu /e-lasku-tiedot

-  Edunvalvojan tiedot

-  Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)

-  Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot

e-lasku/Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot.

-  Nimi (etunimi ja sukunimi)

-  Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)

-  virtuaalinen IBAN-tilinumero

Annosjakeluasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä Annosjakelu-asiakkuuden solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

-  Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty

-  Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen

-  Muu annosjakeluasiakkaan lääkitys

-  Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio

4.3 Henkilötietojen säilytysaika

Reseptiasiakkaat

Apteekkiasiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden jälkeen, jos asiakas ei ole asioinut tuona aikana apteekissa. (Nykyinen apteekin henkilötietojen säilytysaika apteekin aktiivirekisterissä on linjattu aikanaan tietosuojavaltuutetun toimesta (Dnro 793/41/97) vuodeksi ja yhdeksi kuukaudeksi ja on edelleen voimassa.)
Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman säilytysajan (5 vuotta).

Avainasiakkaat

Asiakkaan kanta-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti. Mikäli edellisestä asiointikerrasta on kulunut yli vuosi, katsotaan avainasiakassopimus päättyneeksi.

Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka kanta-asiakassopimus irtisanottaisiin.

Tiliasiakkaat

Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti niin kauan kuin avoimia laskutustapahtumia on sekä vähintään lain velvoittaman ajan.

Annosjakeluasiakkaat

Asiakkaan annosjakelu-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti.

Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka annosjakelusopimus irtisanottaisiin.

4.4 Liitynnät muihin järjestelmiin

Reseptiasiakkaat

  •  Apteekkisopimusjärjestelmä
    • Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos reseptiostoissa on PKV-lääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita.
    • Suomen Apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa Apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä.
    • Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta lääkäriltä
  • Valtakunnallinen reseptikeskus
    • Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä
    • Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä
  • Kelan palvelut:
    • Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-korvaustietojen haku)
    • Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen lääkeostojen raportointi Kelaan)
    • Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten
    • Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä
  • Työpaikkakassat (Työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden ostojen raportointi)
    • Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely.
  • Vakuutusyhtiöt (Vakuutusyhtiöiden korvaamien ostojen raportointi vakuutusyhtiölle)
    • Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan vakuutusyhtiön korvaamat ostot raportoida suoraan apteekista vakuutusyhtiöön.
  • Suomi.fi-valtuudet -palvelu
    • Keskitetty valtakunnallinen sähköinen valtuutuspalvelu puolesta asiointivaltuuden antamiseen ja tarkastamiseen. Suomi.fi-valtuudet on keskitetty palvelu, jossa asiakas voi valtuuttaa toisen henkilön tai yrityksen asioimaan puolestaan Apteekkiasiointiin löytyy palvelusta oma valtuus. Apteekki tarkistaa asiointivaltuuden apteekkijärjestelmässä suoraan Valtuudet-palvelusta. (päivitetty 5.7.2019)

Avainasiakkaat

Sähköinen suoramarkkinointi sähköpostin välityksellä Avainapteekit Oy:n toimesta suostumuksensa antaneille rekisteröidyille.

Tiliasiakkaat

Elasku/suoramaksusopimustilauksiin liittyvä sähköinen sanomaliikenne (vastaanottoilmoitukset): Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan lähettämän e-lasku/suoramaksu sopimuspyynnön. Tiedot noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus lähettää asiakkaalle elaskuja/suoramaksuja. Pyyntö noudetaan pankista apteekkiin suojattua pankkien käyttämää WebService-kanavaa pitkin.

Annosjakeluasiakkaat

Annosjakeluyksikkönä käytetään Pharmac Finland Oy:tä.

Annosjakeluyksikköön välitettävät henkilö/lääkitystiedot:

-  Henkilötunnus

-  Sukunimi ja etunimi

-  Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty

-  Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen

-  Annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne on valmisteen reseptille kirjattu

-  Mikäli tilaukselle tuleva valmiste on eri valmiste, esim. geneerisen vaihdon seurauksena, kuin reseptillä määrätty, välitetään myös alkuperäisen reseptillä määrätyn valmisteen tiedot.

-  Muu lääkitys (Jos asiakkaalle on määritetty)

-  Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio (Jos asiakkaalle on määritetty)

4.5 Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen aikana.

4.6 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

Säännönmukaisia luovutuksia toiselle rekisterinpitäjälle:

-  Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot (Kansallinen Terveysarkisto; rekisterinpitäjä Kela)

-  Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä

-  Kelalle tiedot sv-korvatuista ostoista

-  Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista

-  Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista

-  Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista

4.6.1 Markkinointi

Suostumuksensa antaneiden avainasiakkaiden tietoja siirretään Avainapteekit Oy:lle sähköistä markkinointia varten.

4.7 Rekisterin suojauksen periaatteet

Apteekissa on käytössä Receptum Oy:n toimittama MAXX-apteekkijärjestelmä. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät jaotellaan käyttötarkoitustensa ja ominaisuuksiensa perusteella luokkiin A ja B. MAXX on A-luokan järjestelmä (=Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät), joka on Kelan yhteistestauksessa sekä tietoturva-auditoinnissa virallisesti hyväksytty apteekkijärjestelmä.

Apteekissa tehdään omavalvontaa apteekin asiakastiedon salassapidon ja tietojen suojaamisen varmistamiseksi lain velvoittamalla tavalla (laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007).

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä toimikorteilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Apteekissa on huolehdittu siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Apteekin, järjestelmään liittyvien palvelutuottajien sekä järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu GDPR:n vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

 

4.8 Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

Tiedot toimitetaan vain henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa tunnistusmenetelmää käyttäen. Apteekki määrittelee tapauskohtaisesti riittävän tunnistautumisen menetelmät. Mikäli apteekki joutuu kieltäytymään antamasta tietoja, annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asiakas voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Pyynnöt käsitellään aina apteekin tietosuojavastaavan/apteekkarin kautta ja tiedot toimitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli asiakkaan pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Tällöin apteekki ilmoittaa asiakkaalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Omakanta-palvelusta (http://www.kanta.fi/omakanta) asiakas voi tarkistaa omiin reseptitietoihinsa kohdistuneet tapahtumakyselyt.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jatkuvasti toistuvien kyselyiden tai ilmeisen perusteettomien/kohtuuttomien kyselyiden kohdalla, apteekki voi rekisterinpitäjänä periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

4.9 Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Asiakkaalla on oikeus korjauttaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Apteekki korjaa virheet saatuaan oikean tiedon suoraan asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Apteekki korjaa vain sellaiset tiedot, jotka apteekkilainsäädännön mukaan on mahdollista korjata jälkikäteen.

Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi ja poistattaa tiedot apteekin asiakasrekisteristä vain niiden tietojen osalta, joita apteekin ei lakisääteisesti tarvitse säilyttää tai joita apteekki ei enää tarvitse niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, taikka jos jokin muu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 17 artiklan mukainen edellytys täyttyy. Poistopyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Apteekki päättää kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.

Asiakkaalla on oikeus pyytää omien tietojen käsittelyn rajoittamista jos

-  asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa apteekki voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;

-  käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

-  apteekki ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

-  asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

4.10 Oikeus peruuttaa tai muuttaa antamansa suostumus

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa tai muuttaa suostumustansa milloin tahansa siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan omaan suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen tai muuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella aiemmin suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

4.11 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka on toimittanut apteekille, ja joita apteekki käsittelee automaattisesti asiakkaan suostumuksen tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettyä suoraan toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, asiakas voi itse toimittaa tarkastusoikeuden nojalla vastaanottamansa omat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle niin halutessaan.

5 Kameravalvontarekisteri

5.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on apteekin omaisuuden ja henkilökunnan suojaaminen sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.

Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

5.2 Rekisterin tietosisältö

Apteekin kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa muodostuneet kuvatallenteet, tallennuspaikka, tallennuspäivä ja kellonaika.

5.3 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään 14 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa (kuten rikosepäily). Tiedot tuhotaan kirjoittamalla niiden päälle uutta tietoa.

5.4 Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekin tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

5.5 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.  Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille.

5.6 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoja säilytetään 14 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella. Tiedot eivät ole tallennettuna yleisesti tunnetuissa formaateissa ja tallenteiden katsomiseen tarvitaan kameravalvonnan oma ohjelma. Tällä estetään kuvien väärinkäytöksiä.

Rekisteri on apteekin hallinnassa ja valvonnassa eikä siihen ei ole ulkopuolisilla pääsyä. Rekisteriin ei myöskään ole ulkoista verkkoyhteyttä. 

6 Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle (tietosuojavastaava).

7 Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, laitetaan muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voidaan niistä informoida myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai ilmoittamalla nettisivuilla.